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Sharepointとは何ですか? どのような機能を実現できますか?

SharePointは、もともとWindows Serverの無料付属ソフトウェアであり、社内チームメンバー間のコラボレーションとファイル管理に使用されていましたが、今は独立したサーバーソフトウェアのセットになり、時代の変化や仕事の需要に応じて機能を徐々に改善しています。

SharePointチームのワークフロー

2007のバージョンから多くの人がSharePointソフトウェアを知り、Microsoftはこのバージョンからこのソフトウェアの機能的位置付け明らかにし、主に企業向けの内部Webサイトサービスを中心とします。ドキュメントに中心するバージョン制御、コンテンツ管理、カレンダーの統合、Outlookなどの機能以外、Webデザイン、個人用Webサイト、データ検索、グループセキュリティ、シングルログインなどの企業ニーズに対応できます。

Officeプラットフォームでのソフトウェア機能の1つとして、Word、PowerPoint、Excelなど有名なOfficeソフトウェアのドキュメントアクセス機能を統合しています。この中にもInfoPathのフォーム承認フローが含まれます。さらにExcel Serviceが含まれており、WebからExcelフォームにアクセスできるため、フォームデータの共有と表示が便利になります。

SharePoint Server 2007には、ワークフローとコラボレーションを改善するための非常に多くの機能がありますが、今日でもいくつかの欠点もあります。例えば、ドキュメントコンテンツのセキュリティやモバイルデバイスの操作要件などです。このバージョンは、2017年10月10日に拡張サービスを正式に終了しました。Microsoftは、テクニカルサポート、バグ修正、セキュリティ更新などを提供しなくなりました。悪意のある攻撃の標的になりやすいです。新しいバージョンにアップグレードすることをお勧めします。SharePoint Server 2016バージョンをお勧めです。 または、クラウドバージョンのSharePoint Onlineもいいです。

SharePoint Server 2007バージョンは、2017年10月10日に拡張サービスを終了した

2016バージョンが基本的な展開、セキュリティ管理、および使用者体験を強化する

過去10数年の間、ワークフローと技術の発展に大きな変化が起こりました。最も顕著なものは、もちろん、モバイルデバイスとクラウドサービスアプリケーションです。そして情報管理方法とビッグデータ、データのセキュリティも重要な部分です。SharePoint Server 2016とSharePoint Onlineは、これらのことに対して異なる解決策を提案しています。その一部は機能の強化であり、新しい機能が導入され、ワークフローをスムーズにし、安全性も保証できます。

まずはSharePointの配置です。サーバーにSharePoint をインストールする時、各機能を設定できます。フロントエンド、アプリケーション、検索などのいくつかの機能を事前に定義し、必須のプログラムと関連設定を自動的に選択し、 余計なハードウェアリソースを消費しないようにして、サーバーをモジュール化し、その後の管理が容易になるようにします。自由に設定できるため、SharePointを単一のサーバーにインストールすることもできます。

SharePointServer 2016のインストールはサーバーを指定でき、ハードウェアのパフォーマンスを最適化できます

HAの高有用性サーバーを設置することにより、サービスを中断しなくてもSharePointサービスが利用でき、ソフトウェアを最新の状態に保つことが可能になりました。近年、データ量の激増に対応するため、新しいバージョンの数量制限は大幅に解放され、SharePoint Server 2016の索引が5億個までに増え、単一のデータベースファイルの上限が4TBに上げました。普通の使用者でも、Webで5,000件を超えるファイルまたはデータを検索しても問題ありません。

ファイル量とサイズは年々に増加していくため、数量制限を緩和し、処理効率を向上させます

ポリシーは技術に基づいて機密を保護することに従う

機密情報の保護と言えば、多くの人が最初に考えるのは、ファイルデータの整合性と暗号化です。不適切な操作などによるデータの損傷を防ぎ、後では多人数の共同作業に対応するため、バージョン管理、権限管理などの機能が追加されました。また、データがオンラインのみというポリシーにより、ファイルのアクセスの仕方と時間の制限を設定します。たとえば、公告ドキュメントはオンラインでのみ表示でき、ダウンロードまたは印刷することはできません。読み取り許可は、時間の制限が締め切ると、自動的に閉じられます。

単一のファイルの使用上の制限は、時間制限が追加できます

SharePoint Server 2016は、元々SharePoint Onlineで利用可能なDLPデータ漏洩防止技術を導入し、データベースにアップロードされたファイルをスキャンして識別し、不適切な操作を回避するために警告メッセージを表示します。例えば、会社員が個人ID(ID番号など)を含むファイルをグループにアップロードして共有すると、DLP技術により、警告メッセージが表示され、またファイルをアップロードした人のみが使用できるようにします。関連するポリシーは、Web管理インターフェイスで設定でき、管理者が確認できるように視覚化されたレポートが表示されます。

DLPポリシーには、グローバルプライバシーおよび企業セキュリティのテンプレートが組み込まれています
視覚化されたDLPポリシーレポート
DLPポリシーに適合するファイルは、自動的に警告メッセージを表示し、ユーザーに提示します

ワークフローを現代化し、クロスデバイス機能を強化する

Office 365のオンラインユーザーからの意見と使用方式の変化によって、SharePoint Server 2016は、多くのユーザーに実用的な機能を統合しています。Webインターフェイスはフラットなデザインに変更され、重要なファイル情報を強調表示し、Officeソフトウェアの操作方法のようにWebコンテンツを作成し、Microsoft製品リソース(Bing Mapsなど)の統合をサポートします。検索機能は、カスタムキーワード辞書分類をサポートし、SharePointの外部のファイルを索引できます。

同社のOfficeソフトウェアの操作方法に基づいて、オブジェクトをドラッグアンドドロップすることでWebページのデザインが完成できます
外部のリソースを簡単に統合できます
カスタム辞書分類をサポートします

プレビュー機能はOfficeシリーズのファイルとPDFをサポートしており、ファイルを開かなくても、中身もプレビューできます。 ファイルの編集機能は、多人数が同時にオンライン編集をサポートします。履歴とフォルダ所有者の動的情報機能が含まれます。また、PowerPivot自動的にレポートを作成する機能も備えており、PowerViewで統計情報をWebページに直接表示します。 Webインターフェイスは、ドラッグアンドドロップのバッチアップロードをサポートし、OneDrive for Business Sync Clientを統合して、Windowsファイルの管理インターフェイスでファイルを追加、削除、または移動などの作業ができます。

ドキュメント全体をダウンロードする必要はありません。最初にプレビュー機能を使用して内容を閲覧できます
多人数が編集したファイルの履歴を保持し、所有者の情報も表示します
OneDriveforBusinessを使用してWindowsファイルの管理インターフェイスとSharePointデータベースを統合します

モバイルデバイスの高普及率とパフォーマンス向上により、モバイルデバイスにも使用できます。SharePointもレスポンシブWebページをすでにサポートし、画面に従って自動的に調整できます。Webページ機能は、MicrosoftのEdge、IE 10、IE 11、またはGoogle Chrome、Mozilla Firefox、Apple Safari、Android、iOS、Windowsモバイルプラットフォーム、さらには追加の専用アプリケーションなど、主要なブランドのブラウザーをサポートしています。

SharePoint Server2016 Webブラウザーの互換性はWebでファイルの編集をサポートします

職場で使用する場合は、SharePoint Serverは企業内部ファイルの管理、共有、共同作業、およびWebサイトのニーズを満たすことができますが、企業のファイルは外部の組織やユーザーと交換する必要があります。一般的に使用される方法は電子メールとFTPですが、電子メールのサイズ制限やFTPの制御が難しいため、どちらもファイル管理のメカニズムが欠けています。これはSharePoint Serverを使用して実現できますが、ITにとって、より厳密なシステム、アカウント管理、およびセキュリティ制御を計画する必要があります。イントラネットのSharePointをインターネットに公開したくない場合は、DMZにもう1セットのSharePoint Serverを設定できますが、これにより、間違いなく管理の負担が重くなります。 SharePoint Server 2016はSharePoint Onlineから派生されるため、企業は外部に対応するサービスの需要をSharePoint Onlineで、パートナーまたはカスタマーポータルを作成し、組織外のユーザーおよびパートナーが自分のOffice365アカウントまたはMicrosoftアカウントでログインできるようにします。このように、SharePoint ServerをITに設置する必要がなく、アカウントの管理も必要がありません。ただの5分間で、企業間のファイル交換を完了できます。すべての情報セキュリティアクション、考察事項、および管理は、SharePoint Server2016にある機能がSharePointOnlineにも利用できます。

Microsoftは、同社のクラウドアクセラレーションアプリケーションを統合します。OneDrive for Businessの統合については他の記事に記述しましたが、Office GraphicとOffice Delveが自動的に関連情報を自動的に統合でき、チャートの形式でユーザーとファイルの関連情報を表示し、組織内のソーシャルに対応するYammer機能も含まれます。Office 365も統合の範囲にあり、Extranet機能を使用することで、組織外のパートナーとのファイルコラボレーションが実現できます。

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