22 October, 2020

大手企業の日常:Outlookのシンプルなスケジュール管理方法

Outlookには、効率の向上とスケジュール管理のための多くの強力なツールが用意されています。 Windowsに付属する無料ソフトウェアは、多くの優れたビジネス機能を提供し、Outlookですべての機能を発揮しましょう。

学校や日常生活で、電話のアプリやネット上のサービスを通じて、効率の向上とスケジュールの管理を手伝っています。 ただし、会社がサードパーティのソフトウェアとサービスに対する制限は厳しくなっており、使用できるソフトウェアは、Windows 10システムに付属する基本的なソフトウェアとOfficeファミリーバケットに限定されています。 これにより、「最も身近な見知らぬ人」のOutlookを目を向ける必要がありました。

機能区分
計画を立てる前に、まず最も重要な目的と手元にある資源を明確にする必要があります。
金融の第一線の人間として、私の毎日の仕事のほとんどは次の分野で費やされています。
•メール管理:重要なメールを見逃さないようにするには? メールの優先度を区別するにはどうすればよいですか?
•情報検索:必要なときに関連情報をすばやく見つける方法
•スケジュール管理:会議を合理的に配置する方法は?
会社のITシステムの「厳しい」状況下で、6年間働いた後、Outlookのみを使用し、自分の仕事のニーズに適した効率的な方法を徐々に見つけました。
次の画像は、日常業務のインターフェースのスクリーンショットです。これにより、いくつかの部分のすべての機能を効果的に使用できます。

• 分流:これはOutlookフォルダーリストです。 事前に重要でないメールを分けるために、フォルダ構造とメールルールを作りました。
• 受信/読み取り:最も一般的に使用される2つの領域です。 Outlookには2つの一般的なインターフェイスレイアウトがあり、読むエリアが下部にあるか、読むエリアが右側にあります。 私の観察によると、これらの2つのレイアウトには、社内に多くのファンがいます。 しかし、私は個人的には以下の閲覧エリアのレイアウトを好みます。このレイアウトでは、メーリングリストのヘッダーをクリックすると、受信者、件名、受信時刻、およびメールのサイズですばやく並べ替えることができるためです。 左右のインターフェイスレイアウトでは、この目標を1つのステップで達成することはできません。

2つの基本的なレイアウトの比較

• スケジュール:カレンダーと次のスケジュールのリマインダーに分かれています。 この部分は私の毎日の「カリキュラム表」で、次の期間の会議のスケジュールを見ることができ、色で一目瞭然で分類できます
• 頻繁に使用される情報:ここでは、私が頻繁に使用する情報(会議のアクセス番号、内部コードなど)を常に一番上にするように、締切になってないこれからの仕事項目を設定して、いつでも(特にメールや会議の招待状を送信するときに)取得できるようにします。
• これからの仕事項目:最近の仕事項目と中期の仕事項目のリストします。 メーリングリストでマークされたアイテムがここに表示されます。また、新しいアイテム(Zhang Sanを呼び出すなど)をすばやく作成して、完了後に削除することもできます。

以下では、いくつかの一般的なタスクシナリオを使用して仕事のプロセスを詳しく紹介します。

メールの管理方法
社内の主な連絡手段として、毎日200通以上のメールを受け取りますが、日程になっている仕事と共有されている最新情報は、通常Outlookのこのウィンドウから配信されます。 過去数年間で、20Gメールボックススペースもギリギリでした。 メールに埋められないよう、緊急に対処する必要があるメールをすばやく特定する方法は、一番考慮すべき問題です。

メール自動的分類
私の経験に基づいて、最初に毎日のメールを分類しました。 受信した200通を超えるメールのうち、約10%は通知、アナウンス、およびシステムによって生成されたメールです。これらのメールは、少量のスペースを占めていますが、数が多いです。時間をかける必要がありません。 具体的には、Outlookで「zz」で始まるいくつかの新しいフォルダーを作成し(フォルダーリストの一番したにシンクさせる)、それらを直接読み取って分類するルールを設定しました。 私は通常、時間があるとき、暇つぶしとして読むか、単にシステムが数か月後に自動的に削除されるのを待ちます。

また、上司からのメールなど、すぐにチェックしなければならないメールは約10%あります。 こういった場合強力なリマインダーが必要です。 当社が使用しているBlackberry Work携帯電話ソフトがこの機能を持っています。 上司をVIPの連絡先として設定し、通知ルールを設定しました。 このようにして、上司から電子メールが送信されるたびに、私の携帯電話に別の着信音が通知され、星印が追加された通知が表示されます。

残りの80%は基本的に顧客に関連する事務的なメールですが、それらも分類する必要がありますか?

メールの選別と整理
入社時、先輩が経験を共有する時は特にフォルダ分類をすることを強調しました。メールを受信したら対応するフォルダに分類すべきだと言いました。顧客ごとまたはプロジェクトごとにフォルダを作成し、受信トレイ内のメッセージを1つずつ各フォルダに分類することも試みました。入社したばかり頃 ベスト選択肢としましたが、数か月の実験の結果、いくつかの問題が見つかりました。
• 多くの1回限りの電子メール(1回限りの取引など)は分類する必要がなく、通常は後で検索する必要もありません。
• 特定のフォルダに分類するのが難しい電子メールもあります。たとえば、同じ問題に3人または4人の顧客が関係している場合、どちらのフォルダに分類すればよいのでしょうか。 後ほど、フォルダのみに基づいて検索すると、メールを見逃すことになります。
• さらに重要なのは、自分の職務範囲が広いため、時々他のマネージャーの問題を解決できるように支援する必要があります。こうすれば、フォルダーリストがさらに増えて長くなります。分散した多く顧客フォルダーには、1つまたは2つのメールしかありません。 また、今後メールはなくなる可能性がありますが、貴重なウィンドウスペースを占有します。
自分のニーズに基づいて特定の選択を行う必要があります。 それで、数か月後、私は「顧客ごとに分類」と「受信ボックスを空にする」という考えをあきらめました。
もちろん、フォルダを分類しなくても、整理したないわけではありません。毎日数十MBの電子メールが送受信されると、まもなく次の提示が表示されるました。

また、会社が一定期間が経過するとサーバーに保存されているメールは自動的に削除されることが設定されています。重要なメールをローカルに保存する必要があります。 ローカルに保存されたメールは定期的な整理プロセスを持っています。私の仕事でローカルに保存する必要があるメールは、一般的に次のタイプです。
• 承認(計画、価格、プロセスなど):このタイプのメールは、一般に小さくて(通常は数十Kのみ)、数が多く、将来チェックされるか、再度使用されます。 そのため、通常はプロジェクトの最後に、プロジェクトのローカルフォルダー、またはチームのデータベース(共有フォルダーまたはSharepoint)に保存します。
• 計画の最終案、スタンプした契約書のスキャン:このタイプの電子メールでは、添付ファイルが最も重要です。 内容は複雑でスキャンデータがあるため、大量のデータを消費します。 このタイプのメールの場合、私は通常、添付ファイルを直接ローカルフォルダーに保存します。 添付ファイルを表示するために前にメールをクリックする必要がなく、将来的検索するのが簡単です。

一般的に削除する必要があるのは次のカテゴリです。
• 企画とモデルの半完成品:これは、最もメールボックススペースを占有しているものです。入札が完了すると、多くの場合、企画書が100ページを超えるPPTファイルであり、1つのファイルのサイズは10 MBに近く、30回ぐらいを変更する必要があります。しかし、企画書が提出後、これらの半完成文書は必要なくなります。現時点では、これらのメールを削除します。
• 1回限りの取引文書:通常、取引を支援する際、確認書、請求書のコピー、および契約のスキャンコピーがスキャンが載っているメールが届きます。多くの場合、このタイプのファイルは1回限りの取引のみ適しています。1つのファイルは数MBですが、蓄積されると量が少なくありません。数か月で占有されるスペースも非常に大きくなります。このようなファイルには保存する価値がないため、定期的に手動で削除します。
• 定期的な週報および月報:これらのレポートは、非常に短い時効性のものです。例えば毎週の顧客進捗レポートなど、1週間が経過すると、以前の情報には参照価値がありません。ただし、これらのファイルはルールを設定して削除することはできず、一定期間内に使用する必要があります。したがって、私は定期的に(たとえば、四半期ごとに)タイトルに基づいて整理し削除します。
これらの定期的な選別と整理により、メールボックスは正常な状態を維持できます。これらの手順は、検索ボックスでの3つの単純な構文を使用して実行します。

メッセージ検索構成文
通常、あるメールを検索したい場合、検索に関連する内容は大抵「A社に関連するZhang Sanからのメールを探す」または「昨日Li Siに送信したメール」なので、Outlookの検索ボックスに次の検索構成文を作成しました。
• to:() / from:()
• subject:()
• cc:()
私の業務状況によると、これらの3つの検索構成文を使用すると、フォルダー分類よりも速く必要なメールを見つけることができます。 これらの3つの文法は、 from:(Zhang、San)、subject:(A社)のように重ね合わせて使用し、必要な電子メールが選別することができます。または: from:(sspai)で検索するとすべてのメッセージからすばやく送信されたメールアドレスにsspaiを含むメールを選択されます。さらに、広範囲のメッセージを選別した後、各フィールドラベルをクリックして並べ替え、2番目の選別が実行できます。

スケジュールの管理方法
メールを「旗」マークをつける。
上記の80%の事務的メールを処理する場合、到着順でメールを読み、次に「旗」マークをつけるかどうかを決めます。つまり、このメールを右下隅のTo-Doリストに追加します 。 これは、Outlookのメーリングリストと同じぐらいの一般的な機能です。 このTo-Doリストは、私のこれからの仕事リストだけでなく、私の通常の情報データ保管ボックスでもあります。
Outlookには締め切りのオプションがたくさんありますが、私は通常、任務を2つのカテゴリに分類するだけで、余計に複雑な分類、操作性を低下を回避しています。
•締め切りは今日:通常、できるだけ早く(通常は今日)完了する仕事を指しますが、締め切りがない場合もあります(たとえば、私が好きになれないASAPなど)。今日完了しないと、これから毎日、リストに表示され、注意を引くために強調表示されます。
•特定の締切:一般に、緊急性は高いが、1か月以内などの中長期の締切の場合を指します。このように設定すると、ここを毎日見ると、やらなければならないことがあることがわかりますが、リストの下部に配置されているため、通常は作業中に視界に現れず、優先度が高い任務のスペースを奪いことがありません。
これら2つの「やること」項目に加えて、よく使う情報(会議のアクセス情報、ズーム番号、共通の同僚の従業員番号など)を1つまたは複数の任務に書き込み、締切のない任務に設定します。その結果、常に任務ウィンドウの上部に表示されます。デスクトップに戻って対応するテキストファイルを開くより、同じプログラムで必要な情報を見つける方が明らかに便利です。もちろん、常に上部にするアイテムの数を厳密にコントロール必要があります。そうしないと、実際のTo Doアイテムが画面に表示されません。

作業効率を改善するもう1つの側面は、スケジューリングの効率を改善することです。 この点で、私のポイントは、簡潔、直感的です。
公私一体する
当社のメールボックスの制限により、メールボックスソフトウェアは携帯電話のカレンダーと通信できないため、私は難しい選択をしました。会社のカレンダーにいくつかの個人事を入れることにしました。 たとえば、友人との面会や、病院の予約などを会社のOutlookに記録しました。 このようにして、一つのプログラムからすべての日程を確認できるだけでなく、他の同僚が会議を依頼したときに、私がこの期間に空いていないことを知ることができ、会議時間の衝突を減らします。 しかし、欠点は、あなたの私生活と仕事が密接に結びついていることです。私的な活動を確認するさえ、会社のメールボックスを開く必要があります。
携帯電話の画面では、メールボックスは次のスケジュールを一目で確認できるプログラムを提供しています。

次に、Outlookの色分類機能で、カレンダーの色コードを設計しました。たとえば、内部会議はデフォルトの水色、ゲストとの会議は濃い紫、プライベートイベントはオレンジです。 カレンダーを見ると一目でわかり、これからの時間配分が直感的なコンセプトです。 これはまた、これが顧客とのミーティングであることを忘れ、準備なしで電話をかけるという状況を根本的に回避します。

プレフィックスを使用
3つ目は、同僚から学んだ方法です。 過去に何度か会議の時間を密集していて気づきました。会議と会議の間には衝突がないものの、次の会議はお客様のオフィスまで20 kmを超えることに突然気付きました。 急いで、前の会議の主催者に日付を一時的に変更するように求められるしかなく、トラブルが発生します。
後で、同僚から送信された会議の招待状には、電子メールの件名の最初に(来る)、(訪問)、または(電話)が表示されることがわかりました。 「来る」とは顧客が来ることを意味し、「訪問」とは訪問することを意味します。 車両が手配された場合、交通時間もカレンダーで示します。 これにより、以前遭遇した当惑を完全に回避することができます。 それで、私はすぐにこの方法を学び、それを自分のカレンダーに適用しました。

さまざまなアプリと比べて、メールでスケジュールを管理することは非常にシンプルですが、私の毎日の仕事日程と緊密に統合されているため、複数のアプリケーション間の切り替えを回避し、会社のIT制限も克服しました。
職場で同じ問題が発生した場合は、これらの方法を試して、スケジュール管理を容易にすることができます。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です