25 September, 2020

Excelのプルダウンリストを作成し、「データの入力規則」を実現します

Excelのデータの入力規則を利用してドロップダウンメニューを作成し、ユーザーがデータを速く入力して入力ミスを回避できるようにする方法を説明します。

Excelで自分がデータを入力する場合は、Excelの「データの入力規則」機能を利用して、選択肢のようなドロップダウンメニューを作成できます。マウスでクリックすれば、入力する必要がなくなりました。時間がかからなく、入力ミスも回避できます。

ドロップダウンリストの作成方法を説明します。複数のドロップダウンリストを作成したい場合は、複数のドロップダウンリストの作成方法をご覧ください

ドロップダウンリスト

例えば、Excelテーブルに名前、性別、血液型と誕生日などのデータを入力する必要とします。

Excelテーブル

名前の部分には手動的に入力しなければならないですが、他の部分は「データの入力規則」機能を利用し、ドロップダウンリストを追加し、データの入力は気楽にできます。以下は操作手順です。

Step 1
ある列のセルを範囲として選択します。ここでは「性別」を例にします。選ぶ時にはタイトルを選ばないでください。

セル範囲を選択します

Step 2
「データ」タブを選択し、「データの入力規則」をクリックします。

「データの入力規則」をクリックします

Step 3
「データの入力規則」を設定します。選択したのは「性別」の列のため、可能の値はただ「男」と「女」だけです。このような簡単な選択は「リスト」に設定すればいいです。元の値のところは「男」と「女」を入力し、読点で隔てます。次のようになります。

男,女
「データの入力規則」を設定します

Step 4
「データの入力規則」を設定した後、ドロップダウンリストが自動的に表示されます。選択肢は先設定した元の値です。

ドロップダウンリスト

血液型の列

Step 1
血液型の列にドロップダウンリストを追加したい場合は、先のやり方と同じです。「元の値」のところは各血液型に入力すればいいです。

A,B,AB,O
「データの入力規則」を設定します

Step 2
「データの入力規則」で血液型を設定した後、ドロップダウンリストが表示されます。

このような簡単な選択肢の場合には、上記のやり方で設定できます。

日付の「データの入力規則」

入力データが日付または時刻の場合は、通常、日付または時刻の範囲を制限することです。日付の「データの入力規則」のやり方は次のとおりです。

Step 1
同じやり方で、「データの入力規則」を設定する時に、「入力値の種類」のところは「日付」を選択し、日付の期間を入力します。

「データの入力規則」を設定します

Step 2
日付の入力規則を設定した後、ドロップダウンリストが出ないですが、データ正しさが確認できます。日付が間違った場合は、このようなエラーメッセージが表示されます。

入力した値は正しくありません

日付のドロップダウンリスト

どうしても日付の列でドロップダウンリストを使いたく、使用者が幾つかの固定の日付から選択する場合は、やり方が同じです。指定の日付を入力すればいいです。

「データの入力規則」を設定します

事前に設定した幾つかの日付から選べます。

ドロップダウンリスト

連動されるドロップダウンリスト

選択肢が随時に変更したい場合は選択肢を別のテーブルに入力し、許可される元の値をテーブルから取得できます。

次は人ごとに職位を入力します。簡単に変更できるために、利用可能な職位のリストを右側のテーブルに作成します。この場合には「データの入力規則」機能を利用し、ドロップダウンリストを作成します。

Excelテーブル

Step 1
同じやり方で、「データの入力規則」を設定する時に、種類は「リスト」に設定し、「元の値」のところに職位の範囲を入力します。(枠の右側に小さいボタンをクリックして、テーブルに範囲を選択します。)

「元の値」の範囲を選択します

Step 2
ここまで連動されるドロップダウンリストを作成出来ました。将来職位が変更すれば、このドロップダウンリストの内容も更新されます。

ドロップダウンリスト

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